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2013年计算机二级考试Access数据库:创建数据库

2013-04-11

 创建数据库   Access是一个功能强大的关系数据库管理系统,可以组织、存储并管理任何类型和任意数量的信息。为了了解和掌握Access组织和存储信息的方法,本章将详细介绍Access数据库和表的基本操作,...

 创建数据库
  Access是一个功能强大的关系数据库管理系统,可以组织、存储并管理任何类型和任意数量的信息。为了了解和掌握Access组织和存储信息的方法,本章将详细介绍Access数据库和表的基本操作,包括数据库的创建、表的建立和表的编辑等内容。
  1 创建数据库
  创建Access数据库,首先应根据用户需求对数据库应用系统进行分析和研究,全面规划,然后再根据数据库系统的设计规范创建数据库。
  1.1 创建数据库
  创建数据库有两种方法,第一种是先建立一个空数据库,然后向其中添加表、査询、窗体和报表等对象;第二种是使用“数据库向导”,利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型, 并创建所需的表、窗体和报表。
  第一种方法比较灵活,但是必须分别定义数据库的每一个对象;第二种方法仅一次操作就可以创建所需的表、窗体和报表,这是创建数据库最简单的方法。无论哪一种方法,在数据库创建之后,都可以在任何时候修改或扩展数据库。创建数据库的结果是在磁盘上生成一个扩展名为.mdb的数据库文件。
  1.创建空数据库
  例2.1 建立“教学管理”数据库,并将建好的数据库保存在C盘Access文件夹中。操作步骤如下:
  (1)单击“文件”菜单中的“新建”命令,或单击“常用”工具栏上的新建按钮 ,或单击“任务窗格”中的“新建文件”选项,打开“新建文件”任务窗格,如图2.1所示。
  (2)单击“空数据库”选项,打开“文件新建数据库”对话框,如图2.2所示。

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  (3)在该对话框的“保存位置”栏中找到C盘文件夹并打开。
  (4)在“文件名”文本框中输人”教学管理”、单击“创建”按钮。
  至此,完成“教学管理”空数据库的创建,同时出现“教学管理”数据库窗口。注意:此时在这个数据库中并没有任何其它数据库对象存在,可以根据需要在该数据库中创建其它的数据库对象。还应注意,在创建数据库之前,最好先建立用于保存该数据库文件的文件夹,以便今后的管理。
  2.使用“向导”创建数据库
  为了方便操作,Access提供了许多可选择的数据库模板,如“订单”、“分类总帐”、“讲座管理”、“工时与帐单”、“联系人管理”、“资产追踪”等。通过这些模板可以方便、快速地创建基于该模板的数据库。一般情况下,在使用“致据库向导”之前,应先从“数据库向导”所提供的模板中找出与所建数据库相似的模板。如果所选模板不满足实际要求,可以在建立之后再进行修改。
  例2.2 在C盘“教学管理”文件夹下创建“教学管理”数据库。
  对照模板可以发现其中“联系人管理”模板与该数据库的结构非常相近,因此,选择“联系人管理”模板作为基础。使用“数据库向导”创建“教学管理”数据库的步骤如下:
  (1)在图2.1所示的“新建文件”任务窗格中,单击“本机上的模板”选项,打开“模板”对话框,在该对话框的“数据库”选项卡中,将会列出如图2.3所示的数据库模板。

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   (2)选择“联系人管理”模板,单击“确定”按钮,打开“文件新建数据库”对话框。
  (3)在该对话框的“保存位置”栏中找到C盘“教学管理”文件夹并打开。
  (4)在“文件名”文本框中输入数据库名称“教学管理”。
  (5)单击“创建”按钮,打开“数据库向导”第1个对话框。该对话框列出了用“联系人管理”数据库模板建立的“联系人管理”数据库中将要包含的信息,这些信息包括:联系信息、通话信息等。这些信息是由模板本身确定的,用户无法改变,如果包含的信息不能完全满足要求,可以在使用向导创建数据库操作结束后,再对其进行修改。
  (6)单击“下一步”按钮,打开“数据库向导”第2个对话框。在该对话框左侧的列表中列出了“联系人管理”数据库包含的表。

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  (7)单击其中的某一个表,对话框右侧列表框内列出该表可包含的字段,如图2.4所示。这些字段分为两种:一种是表必须包含的字段;另一种是表可选择的字段,用斜体表示。如果要将可选择的字段包含到表中,则选中它前面的复选框。
  (8)单击“下一步”按钮,打开“数据库向导”对话框。在该对话框中列出了向导提供 的10种屏幕显示样式,如国际、宣纸、工业、标准、水墨画、沙岩、混合、石头、蓝图、远征等,可从中选择一种。本例选择“标准”样式。
  (9)单击“下一步”按钮,打开“数据库向导”第4个对话框。在该对话框中列出了向导提供的6种报表打印样式,如大胆、正式、淡灰、紧凑、组织、随意等,可从中选择一种。本例选择“正式”样式。
  (10)单击“下一步”按钮,打开“数据库向导”最后一个对话框。
  (11)在“请指定数据库的标题”文本框中输人“教学管理”,单击“完成”按钮。
  完成上述操作后,“教学管理”数据库的结构框架就建立完毕。但是,由于“数据库向导”创建的表可能与需要的表不完全相同,表中包含的字段可能与需要的字段不完全一样。因此,通常使用“数据库向导”创建数据库后,还需要对其进行补充和修改。

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